나도 이메일로 업무를 진행하는 상황에서 아래 내용은 도움이 많이 될수 있다.

물론 기사 내용은 책 선전이 일부 들어가 있기는 하지만....

내 스스로가 반성을 해야 되는 부분도 있겠지만, 업무를 진행하다 보면 기본 예의가 안되어 있는 사람들이 많이 보인다. (전화 통화도 그렇고, 메일도 그렇고...미팅 하는것도 보면...)

아무레도 예전 대기업 처럼 신입 사원들 모아서 교육을 하고 업무를 배워가는 과정 없이,

현재는 여러 방법으로 사회생활을 시작하다 보니 업무의 기본적인 내용도 배우지 않은 상태에서 자신들이 생활에서 해오던 방식으로 말하고 메일을 쓰다 보니 이런 문제도 많이 보이는것 같다.

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◆이메일이 요긴하고도 위험한 이유?

21세기 커뮤니케이션 도구의 대표주자인 '이메일'. 하지만 이메일 때문에 겪는 혼란과 불쾌감 또한 나날이 커지고 있다. 이메일 쓰기의 매뉴얼이 되다시피 한 '비즈니스는 이메일로 완성된다'(랜덤하우스)의 두 저자 데이비드 시플리(뉴욕타임스 논설위원)와 윌 슈발브(하이페리온 북스 부사장)는 "제발 '보내기(send)'를 누르기 전 한 번 더 생각하라"고 충고한다. 그들을 지난주 이메일 인터뷰로 만났다.

두 사람은 "함께 점심을 먹다가 무례한 이메일 때문에 화나고 시간 낭비했던 경험을 하소연하다 책을 쓰기로 마음먹었다"고 말했다. "글로 소통하는 것이 말보다 훨씬 어렵죠. 상대의 반응을 보며 메시지를 수정할 기회가 없으니까요. 특히 이메일은 그 '빠른 속도' 탓에 오해와 분노, 상처를 더 쉽게 야기할 수 있습니다." 반드시 기억해야 할 이메일 에티켓 몇 가지를 소개한다.

◆분노의 이메일?…부메랑이 될 수 있다

언 어학자 데버러 태넌은 "이메일은 그 속도 때문에 다른 의사소통 방식보다 훨씬 더 공격적인 방향으로 흘러갈 위험이 크다"고 지적한다. "격한 감정은 종이나 모니터에 옮겨 적을 때 더욱 통제하기 힘드니까요." 화가 난 상태에서 이메일을 썼다면 '보내기'를 클릭하기 전 다음 질문을 자신에게 던져보라. '코앞에 상대방이 앉아 있더라도 똑같은 단어를 사용해 퍼부을 것인가?'

분노의 이메일이 '전달'의 형식으로 수많은 사람에게 퍼질 수도 있다는 점도 명심해야 한다. "가장 좋은 방법은 초고를 저장해둔 뒤 하룻밤 지난 뒤에 다시 읽어보는 겁니다." 사과할 때에도 가급적 이메일은 피하는 게 좋다. 이메일로 저지른 실수라면 더더욱. "실수를 했다면 즉시 상대방을 만나거나 전화를 해서 사과하세요."

◆여성에게 보내는 이메일에 농담은 금물

성 희롱 죄로 끌려가고 싶지 않다면 남녀 간 이메일 작성 방식의 차이를 알아둬야 한다. 남성들은 무례한 언어를 사용하는 것이 재미있다고 생각하지만 여성들은 무례한 언어에 불쾌감을 느낀다. 남성들은 이메일에서도 농담을 즐기지만 여성들은 자신에게 악감정이 있어서 농담조로 쓴 것은 아닌지 궁금해 한다. 사과할 때에도 신경 써야 한다. 남성들은 대부분 이메일 사과로 충분하다고 생각하지만 여성들은 그렇지 않다. "또 여성들은 업무 얘기를 하기 전에 사적인 친근감을 느끼고 싶어하는 경향이 강하죠. 의례적이라도 인사말 한두 마디는 넣는 게 좋습니다."

◆'Re, Re, Re:'의 함정도 실례

하루에 도 수십 통씩 주고받는 이메일에서 제목은 메일의 용건을 알려주는 단서. 하지만 많은 사람이 '???' '질문'처럼 애매모호한 제목을 써서 스팸메일과 혼동을 일으키게 만든다. '표지 디자인 마감일' '물품 구입 회의' '엄마 생일에 관해'처럼 수신인이 내용을 짐작할 수 있는 제목을 써야 한다는 것. 무조건 '회신(Re:)'을 누르려는 습관에 빠져서도 안 된다.

이 야기가 어디까지 진행됐는지 파악되지 않을뿐더러, 병적인 집착으로 여겨질 수도 있다. "과장된 제목이나, 메시지가 짧다고 제목 칸에 내용을 이어 쓰는 것도 짜증나죠. 커다란 선물상자를 열었는데 시시한 선물이 들어 있을 때처럼요." '긴급 이메일' 기능이나 '수신 확인' 기능도 사용하지 않는 게 좋다. "습관적으로 '긴급'이라고 표시하는 사람들은 양치기 소년이나 다름없어요."

◆답변은 상단에…거절 내용은 빨리

상 대의 답변을 읽으려고 스크롤을 한없이 내려야 한다면 이 또한 왕짜증! 답변은 상단에 명쾌하게 쓰자. 나쁜 소식, 거절을 위한 답변일수록 빨리 전하는 게 좋다. 나쁜 소식은 미뤄두기 쉬워 자칫 그 상황을 잊어버릴 위험이 있다. 그렇다고 모든 답장을 너무 빨리 전해서는 안 된다. "특히 시점이 금요일 저녁이라면 남의 주말을 망칠 수 있겠죠. 1분 안에 거절 답장을 보내는 것도 상대의 의심을 살 수 있습니다. 부득이한 이유로 답장이 늦어졌을 때는 늦더라도 사죄의 말을 담아 답장하세요. 상대와 절교할 사이가 아니라면 말이죠."

◆이모티콘, 공식적 이메일에는 곤란

이모티콘은 표정 없는 이메일에 인간의 표정을 도입하려는 시도. '고마워'보다는 '고마워!'가 훨씬 친근하고 '만세'보다 '만세!!'가 훨씬 신나는 기분을 표현해준다. 하지만 공식적인 이메일, 진지한 내용의 이메일을 쓸 땐 자제해야 한다. 꼭 써야 한다면 한 번에 하나씩만! 지나치게 장식적이어서 무슨 뜻인지 짐작할 수 없는 이모티콘도 상대를 당혹스럽게 한다. "당신이 잘 모르는 사람이거나, 이모티콘을 전혀 사용하지 않는 상대에게 계속해서 이모티콘을 날리는 것도 실례가 됩니다."

♣그 밖에 지켜야 할 이메일 에티켓

―첨부파일을 자제하라. 상대의 저장 공간에 1MB를 넘는 용량 큰 파일을

쑤셔 넣는 건 실례.

―보내는 이메일마다 자신의 그래픽 서명이나 회사 로고, 아바타를 덧붙이는

습관은 제발 버려라.

―전화 한 통으로 해결할 수 있는 걸 이메일로 하지 마라. 이메일 한 통이

상대의 업무를 방해할 수 있다.

―문단은 짧게, 행갈이를 자주하라. 옆으로 옆으로 한없이 길어지는 문장은

상대가 쉽게 읽지 못할뿐더러, 핵심사항이 긴 문단에 묻혀 버릴 수 있다.

―수신인을 너무 많이 설정하지 마라. 아무도 답장하지 않을 수 있다.

―시간 안 가리고, 아무 때나 이메일을 보내는 것도 실례. 비록 나중에

확인하더라도 '이메일에 집착하는 인간'이란 느낌을 준다.

―민감한 문서는 pdf 형식 등 쉽게 고칠 수 없는 파일로 첨부하라.

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